Сучасний бізнес розвивається досить швидко, а фінансові процеси стають дедалі складнішими. У таких умовах ручний облік не витримує навантаження. Помилки у звітності, втрата даних, затримки з подачею звітністю – усе це створює ризики не лише для репутації, а й для стабільності компанії. Натомість автоматизація фінансового обліку дозволяє:
- зменшити вплив людського фактора в бухгалтерії;
- пришвидшити обробку фінансової інформації;
- забезпечити відповідність звітності до чинного законодавства;
- інтегрувати бухгалтерський облік із CRM, банківськими системами, складським обліком тощо.
Як обрати «свою» програму
Якщо в компанії ще не було автоматизації бізнес-процесів, до її впровадження важливо підійти зважено. Варто врахувати декілька факторів:
-
Визначити, що саме потрібно автоматизувати. Це може бути лише бухгалтерський облік, або ж і податкова звітність, і зарплата, контроль витрат і доходів.
-
Оцінити наявні інструменти. Якщо вже є, наприклад, CRM або касова система, нове ПЗ має з ними інтегруватися.
-
Не ускладнювати. Програмне забезпечення для бухгалтерії повинно бути зрозумілим для співробітників, навіть тих, хто не має глибоких ІТ-знань. Це дасть можливість контролювати процеси та зменшити складність звітності без потреби заглиблюватись у технічні аспекти.
Як автоматизація полегшує та пришвидшує “ручні” операції
Серед клієнтів CeDePe була невелика компанія, яка вела бухгалтерію в Excel. Звісно, траплялись помилки, програма зависала в найбільш недоречний для цього момент, а бухгалтер витрачав чимало часу на неефективний облік вручну. Аби допомогти налагодити автоматизацію бухгалтерії, ми запропонували впровадження MASTER:Бухгалтерія. Це сучасна система фінансового обліку, яка дозволяє автоматизувати всі ключові процеси, забезпечує формування звітів онлайн, підтримує актуальні податкові форми та дозволяє інтеграцію з банком, інтеграцію з CRM тощо.
Результати цифрової трансформації бізнесу:
- час на складання звітів скоротився вдвічі,
- кількість помилок зменшилася в рази,
- автоматичне формування звітності згідно з вимогами законодавства;
- з’явився повний фінансовий контроль над доходами та витратами.
Але не лише малий бізнес натрапляє на труднощі щодо організації фінансового обліку. Одного разу до спеціалістів CeDePe звернувся власник великої виробничої компанії, де зарплатні відомості вручну переносили з BAF Бухгалтерії в Клієнт-Банк. І це був той ще квест. Цей процес вдалось оптимізувати до трьох кроків:
- Формуємо відомість у BAF.
- Натискаємо кнопку – експортуємо.
- Завантажуємо у Клієнт-Банк.
І все – жодного вручну введеного рядка, жодного шансу на помилку.
Типові помилки, і як їх не допустити
На практиці трапляється чимало ситуацій, коли автоматизація не приносить очікуваного ефекту. Причини можуть бути такими:
-
Неправильний вибір ПЗ. Наприклад, система не враховує специфіку бізнесу або не має потрібного функціоналу.
-
Відсутність підготовки персоналу. Якщо співробітники не розуміють, як працювати в новій програмі – результат буде нульовий.
-
Ігнорування підтримки та оновлень. Без регулярного оновлення програма може втратити актуальність.
Бухгалтерський аутсорсинг CeDePe допомагає клієнтам уникнути цих та інших помилок. Для цього спеціалісти проводять попередні консультації та аудит процесів. Програмне забезпечення обирають під конкретні потреби та задачі компанії. Також CeDePe можуть надати інструкції для навчання співробітників компанії-клієнта, забезпечити технічну підтримку на старті.
Висновки: автоматизація – це інвестиція у порядок
Автоматизована бухгалтеірія – це не просто “зручніше”. Це:
-
менше хаосу в документах,
-
більше контролю за процесами,
-
реальна економія часу,
-
можливість планувати розвиток, а не лише гасити пожежі.
Консультації CeDePe допоможуть зробити процес автоматизації легким, зрозумілим і найбільш ефективним.
