Діяльність громадських організацій має свою специфіку, зокрема у веденні бухгалтерського обліку та звітності. І правильне ведення бухгалтерії для неприбуткових організацій – ключовий фактор для забезпечення фінансової прозорості та відповідності законодавчим вимогам. Це також важливо для ефективного управління коштами. У цьому матеріалі спеціалісти CeDePe розповіли розповсюджені виклики в бухгалтерському обліку для ГО та дали практичні поради щодо їх подолання.
Налаштування фінансового обліку для грантів та цільового фінансування
Громадські організації (ГО) не ведуть підприємницької діяльності. Найчастіше вони отримують фінансування у вигляді грантів. Важливо коректно відображати ці надходження в бухгалтерській системі та вести їх окремий облік коштів. Також таке фінансування передбачає сувору звітність за використання грошей. Як це налагодити?
Нещодавно одна ГО отримала грант від міжнародного фонду та звернулась до CeDePe за допомогою у веденні бухгалтерії. Найперше ми:
- Створили окремі аналітичні рахунки для кожного гранту.
- Організували розподіл витрат за категоріями (закупівля обладнання, оплата праці, адміністративні витрати тощо).
- Автоматизували процес звітності за допомогою бухгалтерської програми, що дозволило швидко генерувати необхідні звіти.
Ці три кроки на старті значно спрощують роботу, допомагають відслідковувати використання грантових коштів та забезпечують фінансову прозорість обліку.
Ведення обліку добровільних внесків і пожертв
Якщо грантові кошти надходять одним або кількома платежами, то донати для ГО поступають весь час більшим або меншим обсягом. Добровільні внески та пожертви складають значну частину бюджету ГО. Правильний облік цих коштів дозволяє уникнути фінансових ризиків та забезпечити довіру донорів.
Що важливо враховувати?
- Реєструвати всі надходження з фіксацією інформації про джерело внеску.
- Вести окремий облік коштів, отриманих на різні проєкти.
- Надавати регулярну звітність перед донорами та державними органами щодо цільового призначення коштів.
Використання грантових коштів: ризики та їх запобігання
“Гранти та цільове фінансування повинні використовуватися лише за призначенням, визначеним договором із донором. Порушення цих умов може мати серйозні наслідки, зокрема повернення коштів, втрату довіри з боку донорів та можливі юридичні санкції, що суттєво впливають на репутацію організації.”
Існує кілька типових проблем, з якими часто стикаються організації:
– Використання коштів за нецільовим призначенням.
– Несвоєчасне надання фінансової звітності.
– Не достатня документація, що підтверджує витрати.
Якщо якусь з помилок було допущено, це недобре, але не критично. Як виправити ситуацію?
1. Провести внутрішній аудит та документацію витрат.
2. У разі виявлення порушень, повернути невикористані кошти або надати детальне пояснення донору.
3. Розробити більш жорстку систему фінансового контролю та звітності.
Часто порушення трапляються випадково, через неуважність керівників організації тощо. Саме тому важливо мати кваліфікованого бухгалтера, який допоможе запобігти проблемам або помітить неточності на початковій стадії. Тож ви можете звернутись до спеціалістів CeDePe, які мають досвід бухгалтерії для ГО та неприбуткових організацій.
Вплив комерційної діяльності на статус ГО
Якщо громадська організація вирішує займатися комерційною діяльністю, то це може вимагати внесення змін до статуту, щоб відповідати новим цілям і завданням. Інакше організація ризикує втратити статус неприбуткової, а це призведе до необхідності сплати податків ГО, проблем з органами контролю через невідповідність статутним цілям. Комерційна діяльність ГО передбачає зміну статуту та документів організації.
Практичні інструменти: бухгалтерські системи для ГО
Для ефективного обліку ГО використовують спеціалізовані бухгалтерські системи. Найпоширеніші серед них:
- MASTER:Бухгалтерія – програма для ведення бухгалтерського обліку та контролю податків НГО.
- M.E.Doc – сервіс для подання звітності в органи контролю
- Електронний кабінет платника податків – для взаємодії з податковими органами.
- Вчасно – платформа для обміну електронними документами.
Якщо вибудовувати систему обліку вперше, можуть виникнути певні труднощі при впровадженні, зокрема:
- Налаштування програм під специфіку ГО та грантового фінансування.
- Навчання персоналу роботі в новій системі та автоматизації процесів.
- Вирішення питань доступу до системи для різних членів команди.
- Адаптація до оновлень програмного забезпечення.
Щоб трохи спростити цей процес, доречно залучити спеціалістів CeDePe, які допоможуть налаштувати роботу й покращити загальну ефективність.
Отже, ведення бухгалтерії для ГО – це не лише дотримання нормативних вимог, а й прозоре, ефективне управління фінансами. Використання правильних підходів до обліку, систематичний контроль та автоматизація процесів дозволяють уникати ризиків і зберігати довіру донорів та партнерів.
