Działalność organizacji pozarządowych ma swoją specyfikę, w szczególności w zakresie rachunkowości i sprawozdawczości. Właściwa rachunkowość dla organizacji non-profit jest kluczowym czynnikiem zapewniającym przejrzystość finansową i zgodność z wymogami prawnymi. Jest to również ważne dla efektywnego zarządzania środkami pieniężnymi. W tym artykule eksperci CeDePe opisują typowe wyzwania księgowe dla organizacji pozarządowych i udzielają praktycznych porad, jak im sprostać.
Ustanowienie rachunkowości finansowej dla dotacji i finansowania celowego
Organizacje pozarządowe (NGO) nie prowadzą działalności gospodarczej. Najczęściej otrzymują środki finansowe w formie dotacji. Ważne jest, aby prawidłowo odzwierciedlić te wpływy w systemie księgowym i prowadzić ich oddzielną ewidencję księgową. Takie finansowanie wymaga również ścisłej odpowiedzialności za wykorzystanie pieniędzy. Jak to zorganizować?
Niedawno organizacja pozarządowa otrzymała dotację od międzynarodowej fundacji i zwróciła się do CeDePe o pomoc w zakresie księgowości. Po pierwsze, zrobiliśmy to:
- Utworzyliśmy oddzielne konta analityczne dla każdego grantu.
- Zorganizowaliśmy podział wydatków według kategorii (zakup sprzętu, wynagrodzenia, wydatki administracyjne itp.)
- Zautomatyzowaliśmy proces raportowania za pomocą programu księgowego, który pozwolił nam szybko wygenerować niezbędne raporty.
Te trzy kroki na początku znacznie upraszczają pracę, pomagają śledzić wykorzystanie funduszy grantowych i zapewniają przejrzystość finansową księgowości.
Prowadzenie ewidencji dobrowolnych wpłat i darowizn
Podczas gdy fundusze grantowe otrzymywane są w jednej lub kilku ratach, darowizny na rzecz organizacji pozarządowej otrzymywane są w większych lub mniejszych kwotach przez cały czas. Dobrowolne składki i darowizny stanowią znaczną część budżetu organizacji pozarządowej. Prawidłowe księgowanie tych środków pomaga uniknąć ryzyka finansowego i zapewnić zaufanie darczyńców.
Co należy wziąć pod uwagę?
- Rejestrowanie wszystkich wpływów wraz z informacją o źródle wpłaty.
- Prowadzenie oddzielnej ewidencji środków otrzymanych na różne projekty.
- Regularne informowanie darczyńców i agencji rządowych o planowanym wykorzystaniu funduszy.
Wykorzystanie środków z dotacji: ryzyko i zapobieganie mu
Dotacje i fundusze celowe powinny być wykorzystywane wyłącznie na cele określone w umowie z darczyńcą. Naruszenie tych warunków może mieć poważne konsekwencje.
Istnieje kilka typowych problemów, z którymi często borykają się organizacje:
– Niewłaściwe wykorzystanie funduszy do innych celów.
– Nieterminowe składanie sprawozdań finansowych.
– Niewystarczająca dokumentacja potwierdzająca wydatki.
Jeśli którykolwiek z tych błędów został popełniony, nie jest to dobre, ale nie krytyczne. Jak naprawić sytuację?
1. Przeprowadzić audyt wewnętrzny i dokumentację wydatków.
2. W przypadku stwierdzenia naruszeń należy zwrócić niewykorzystane środki lub przedstawić darczyńcy szczegółowe wyjaśnienia.
3. Opracować bardziej rygorystyczny system kontroli finansowej i sprawozdawczości.
Naruszenia często zdarzają się przypadkowo, z powodu nieuwagi kierownictwa organizacji itp. Dlatego ważne jest, aby mieć wykwalifikowanego księgowego, który pomoże zapobiec problemom lub wykryć nieścisłości na początkowym etapie. Dlatego warto skontaktować się ze specjalistami CeDePe, którzy mają doświadczenie w prowadzeniu księgowości dla organizacji pozarządowych i non-profit.
Wpływ działalności komercyjnej na status organizacji pozarządowej
Jeśli organizacja pozarządowa zdecyduje się zaangażować w działalność komercyjną, może to wymagać zmiany jej statutu w celu spełnienia nowych celów i zadań. W przeciwnym razie organizacja ryzykuje utratę statusu non-profit, co doprowadzi do konieczności płacenia podatków od organizacji pozarządowych i problemów z organami kontrolnymi z powodu niezgodności z celami statutowymi. Działalność komercyjna organizacji pozarządowej wymaga zmian w statucie i dokumentach organizacji.
Praktyczne narzędzia: systemy księgowe dla CSO
Specjalistyczne systemy księgowe są wykorzystywane przez CSO do prowadzenia efektywnej księgowości. Oto najpopularniejsze z nich:
- MASTER:Księgowość – program do prowadzenia księgowości i kontroli podatkowej organizacji pozarządowych.
- M.E.Doc – usługa do przesyłania raportów do organów kontrolnych
- Elektroniczna kancelaria podatnika – do interakcji z organami podatkowymi.
- Vchasno – platforma wymiany dokumentów elektronicznych.
Jeśli budujesz system księgowy po raz pierwszy, możesz napotkać pewne trudności we wdrożeniu, w tym
- Dostosowanie programów do specyfiki organizacji pozarządowej i finansowania z dotacji.
- Przeszkolenie pracowników do pracy w nowym systemie i automatyzacji procesów.
- Rozwiązanie kwestii dostępu do systemu dla różnych członków zespołu.
- Dostosowanie do aktualizacji oprogramowania.
Aby nieco uprościć ten proces, zaleca się zaangażowanie specjalistów CeDePe, którzy pomogą w konfiguracji pracy i poprawie ogólnej wydajności.
Tak więc księgowość dla organizacji pozarządowej to nie tylko zgodność z wymogami regulacyjnymi, ale także przejrzyste, skuteczne zarządzanie finansami. Stosowanie właściwego podejścia do księgowości, systematycznej kontroli i automatyzacji procesów pomaga uniknąć ryzyka i utrzymać zaufanie darczyńców i partnerów.
