Бухгалтерія в офісі чи на аутсорсі — що вигідніше для компанії?

Штатний бухгалтер: традиційний, але не завжди оптимальний формат

Багато компаній, особливо на етапі зростання, обирають найняти штатного бухгалтера. Такий підхід здається логічним: фінансовий облік веде власний спеціаліст, який постійно знаходиться в офісі та добре розуміє внутрішні процеси бізнесу. Це створює відчуття контролю та стабільності. Разом із тим, цей формат має як очевидні переваги, так і певні обмеження.

Переваги штатного бухгалтера:

1. Бухгалтер знаходиться в офісі й може швидко реагувати на запити керівника або інших відділів.
2. З часом спеціаліст добре орієнтується у внутрішніх процесах, контрагентах та фінансових операціях компанії.
3. Підготовка документів, консультації або перевірка фінансових операцій можуть відбуватися швидше.
4. Керівництво має можливість напряму контролювати процес ведення бухгалтерії та ставити задачі в реальному часі.

Водночас існують і недоліки:

1. Окрім зарплати, компанія сплачує податки, соціальні внески, відпустки, лікарняні, навчання та забезпечує робоче місце.
2. Відпустка, лікарняний або звільнення бухгалтера можуть тимчасово паралізувати важливі процеси.
3. Штатний бухгалтер часто не є юристом. Він може правильно провести накладну, але не помітити критичну помилку в договорі оренди чи ЗЕД-контракті, що призведе до блокування ПН. CeDePe проводить подвійний контроль: бухгалтерський та юридичний.
4. Ризик помилок або пропущених змін у законодавстві. Навіть досвідченому спеціалісту складно постійно відстежувати всі оновлення у податковому та фінансовому регулюванні. 
5. За помилку штатного бухгалтера платить компанія, адже він зазвичай не несе безпосередньої фінансової відповідальності у випадку нарахування штрафів. Натомість аутсорсингова компанія бере на себе таку відповідальність, і прописує це в договорі.

Кому підходить штатний бухгалтер?

• Великим компаніям із щомісячним оборотом понад 1–2 тис. транзакцій, де бухгалтерія працює щодня з сотнями документів.
• Підприємствам із великим штатом працівників, де постійно ведеться кадровий облік і нарахування зарплат.
• Бізнесам зі складною організаційною структурою, кількома підрозділами або виробничими процесами.
• Компаніям, де бухгалтерія тісно інтегрована в операційну роботу, наприклад, щоденна робота із закупівлями, логістикою чи складом.

Для великих компаній штатний бухгалтер часто є необхідністю, однак для малого та середнього бізнесу утримання такого спеціаліста може бути досить витратним і не завжди ефективним. Саме тому багато підприємств починають розглядати альтернативні моделі організації бухгалтерії, зокрема аутсорсинг.

Аутсорсинг бухгалтерії: чому це вигідно

Альтернативою є передача бухгалтерських функцій сторонній компанії — аутсорс бухгалтерії. Така бізнес-стратегія дає низку переваг:

1. Економія на витратах порівняно з утриманням внутрішнього бухгалтера чи відділу, враховуючи зарплати, навчання та ресурси.
2. Доступ до команди експертів. Компанії-провайдери, як CeDePe, мають у штаті фахівців, які не лише ведуть облік, а й розуміють податкові норми, зміни законодавства та реальні податкові ризики. Це дає вам більш надійний результат, ніж один бухгалтер, обмежений власним досвідом.
3. Менше ризиків і більше безпеки. Аутсорсингова компанія бере на себе відповідальність за точність звітності, дотримання строків, що дозволяє уникнути штрафів, як саме читайте у статті. 
4. Команда працює згідно договору з NDA, що забезпечує надійний захист інформації.
5. Гнучкість для бізнесу. Підприємцям не потрібно переживати про:

• заміни в штаті;
• навчання нового співробітника;
• короткотривалі пікові навантаження;
• підготовку до перевірок органів.

Усі це бере на себе команда спеціалістів, при цьому ви платите лише за конкретні послуги.

Кому вигідний бухгалтерський аутсорсинг?

• Малому та середньому бізнесу, якому важливо оптимізувати витрати та не утримувати штатного спеціаліста.
• Онлайн-бізнесам, сервісним компаніям та ІТ-проєктам, де бухгалтерія не потребує постійної присутності в офісі.
• Компаніям, які хочуть отримати експертизу цілої команди, а не одного бухгалтера.
• Великим компаніям, які хочуть зменшити навантаження на внутрішню команду та передати частину функцій на аутсорсинг (податковий консалтинг, підготовку звітності, аудит або розрахунок зарплат).

Порівняймо витрати

Витрати на бухгалтерію можуть відрізнятися залежно від формату роботи. Розглянемо, скільки коштує компанії власний бухгалтер і які витрати будуть, якщо обрати аутсорсинг CeDePe.

Що можна віддати на аутсосинг?

Делегувати деякі фінансові та управлінські процеси — розповсюджена сьогодні практика. До того ж, є компанії-підрядники, які можуть забрати на себе цілий комплекс зобов’язань. CeDePe надає різноманітні послуги для бізнесу:

• Бухгалтерський аутсорсинг й облік — передача всіх бухгалтерських функцій команді CeDePe, включно з обліком ЗЕД та податковою звітністю.
• Податковий консалтинг — оптимізація податків та робота з тонкощами оподаткування.
• Юридичний супровід та архівування документів — підтримка у складних правових питаннях та зберіганні важливих документів.
• Ведення кадрового діловодства та нарахування заробітної плати.
• Упаковка бізнесу під інвестиції — підготовка документів, налаштування прозорого та зрозумілого інвесторам обліку.

Вибір між бухгалтерією в офісі та аутсорсом залежить від розміру бізнесу, бюджету та цілей компанії. Але для більшості сучасних підприємств аутсорсинг бухгалтерії — це спосіб працювати ефективніше, без зайвих витрат і займатися розвитком бізнесу, а не документами.

Якщо ви хочете отримати професійний супровід бухгалтерії зі зниженням ризиків та оптимізацією витрат, звертайтесь до команди CeDePe — ми станемо надійним партнером у розвитку вашого бізнесу.