У 2026 році правила оформлення відпусток залишаються прив’язаними до норм Закону України «Про відпустки», КЗпП та особливостей воєнного стану. Помилки у розрахунку відпускних або кадровому оформленні можуть призвести до штрафів, донарахувань, претензій під час перевірок і конфліктів із працівниками. До того ж воєнний стан продовжує впливати на правила надання відпусток та компенсацій.
Команда CeDePe розібрала найважливіше: скільки днів відпустки надавати, як правильно рахувати відпускні та яких помилок роботодавцям варто уникати.
Скільки днів відпустки має отримувати працівник у 2026 році?
Згідно із Законом України «Про відпустки», працівник має право щонайменше на 24 календарні дні щорічної основної відпустки.
Проте під час воєнного стану роботодавець може тимчасово обмежити тривалість відпустки саме цими 24 днями, навіть якщо за трудовим або колективним договором передбачено більше, наприклад, 28 чи 30 днів. Невикористані дні не зникають, їх переносять на період після завершення воєнного стану*.
*Згідно з пунктом 1 статті 12 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»
Закон України «Про відпустки» у мирний час забороняє не надавати працівнику повну щорічну відпустку два роки поспіль. Однак у період дії воєнного стану зазначена норма тимчасово не застосовується. Про інші податкові зміни у 2026 році читайте у статті.
Коли роботодавець може відмовити у відпустці?
Є кілька ситуацій, коли це можливо:
- працівник залучений до виробництва товарів оборонного призначення;
- виконує мобілізаційне завдання;
- працює на об’єкті критичної інфраструктури.
Але також є сценарії, де відмовляти не можна за жодних обставин:
- відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами;
- відпустка для догляду за дитиною до трьох років.
Як рахувати відпускні: формула та розрахунковий період
Формула розрахунку відпускних:
Відпускні = середньоденний заробіток (СДЗ) × кількість календарних днів відпустки.
СДЗ = сума виплат за розрахунковий період ÷ кількість календарних днів розрахункового періоду.
Розрахунковий період — виплати за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки. Якщо стаж працівника менший за рік, то рахуємо за фактично відпрацьований час.
Під час дії воєнного стану святкові та неробочі дні, передбачені ст. 73 КЗпП, не застосовуються. Тому при розрахунку середньоденного заробітку календарні дні розрахункового періоду не зменшуються на святкові та неробочі дні. Відповідно, при повністю відпрацьованому році дільник становить 365 календарних днів (або 366 у високосному році).
Із розрахункового періоду виключаються:
- дні відпустки без збереження зарплати,
- дні простою не з вини працівника, дні відпустки по догляду за дитиною до 3 або 6 років,
- час, за який відсутні дані про нараховану зарплату внаслідок проведення бойових дій під час дії воєнного стану, та період призупинення дії трудового договору.
Що включаємо в суму заробітку?
Оклад, усі доплати і надбавки, премії, оплата попередніх відпусток і відряджень включається в суму заробітку при розрахунку відпускних.
Враховуються всі суми нарахованої заробітної плати відповідно до законодавства та умов трудового договору. Зокрема:
- посадовий оклад;
- надбавки та доплати;
- премії;
- індексація заробітної плати;
- інші виплати, що належать до фонду оплати праці.
Крім того, при розрахунку відпускних до сукупного доходу включаються виплати за час, протягом якого за працівником зберігався середній заробіток:
- за час попередньої щорічної відпустки;
- виконання державних і громадських обов’язків;
- службового відрядження;
- вимушеного прогулу тощо.
Також враховуються:
- оплата перших 5 днів тимчасової непрацездатності за рахунок роботодавця;
- допомога по тимчасовій непрацездатності;
- допомога по вагітності та пологах, що виплачується ПФУ.
Що не включаємо?
Будь-яка матеріальна допомога, оздоровчі виплати, компенсація за невикористану відпустку, вихідна допомога, добові у відрядженнях, одноразові виплати до ювілеїв та свят та інші виплати, визначені п. 4 Порядку № 100, не включається у суму заробітку при розрахунку відпускних.
Приклад розрахунку відпускних
Вхідні дані для калькуляції:
- Дата відпустки: 1 червня 2026 року (24 к.дн.)
- Розрахунковий період: червень 2025 — травень 2026
- Заробіток: 180 000 грн
- Відпустка за власний рахунок (виключається з розрахунку): 20 к.дн.
СДЗ = 180 000 ÷ (365 − 20) = 180 000 ÷ 345 = 521,74 грн/день
Відпускні = 521,74 × 24 = 12 521,74 грн (до вирахування ПДФО 18% та ВЗ 5%)
Як нараховувати оздоровчі виплати
Матеріальна допомога на оздоровлення, або ж оздоровчі виплати не є частиною відпускних і не входять до бази розрахунку СДЗ. Для окремих категорій працівників бюджетної сфери така виплата є обов’язковою відповідно до спеціального законодавства та може надаватися розміром до одного посадового окладу раз на рік.
Для державних службовців матеріальна допомога на оздоровлення виплачується у розмірі середньомісячної заробітної плати.
Для підприємств приватного сектору така виплата не обов’язкова І виплачується, якщо це передбачено колективним договором, трудовим договором або внутрішніми положеннями про оплату праці.
Під час дії воєнного стану законодавством необмежені виплати матеріальної допомоги на оздоровлення. У разі якщо така допомога належить до фонду оплати праці, вона оподатковується як заробітна плата:
- ПДФО — 18%;
- військовий збір — 5%;
- ЄСВ — 22%.
3 помилки розрахунку відпускних, які можуть привести до штрафів
- Включення матеріальної допомоги до розрахунку середньої зарплати.
Якщо включити такі виплати до заробітку розрахункового періоду, це призведе до завищення суми відпускних та порушення вимог Порядку № 100.
2. Виключення святкових днів із розрахункового періоду під час воєнного стану.
Під час дії воєнного стану положення ст. 73 КЗпП щодо святкових і неробочих днів не застосовуються. Тому святкові та неробочі дні не виключаються з розрахункового періоду при обчисленні відпускних. Якщо бухгалтерська програма автоматично віднімає святкові дні, необхідно перевірити її налаштування.
3. Відсутність помісячного розподілу перехідних відпусток.
Якщо відпустка починається в одному місяці, а закінчується в іншому, суми відпускних потрібно розподіляти між місяцями, до яких вони належать. Це важливо для правильного відображення у звітності та коректного нарахування податків і ЄСВ.
Висновки
У 2026 році роботодавцю важливо:
- правильно визначати розрахунковий період;
- не виключати святкові дні під час воєнного стану;
- коректно формувати базу для розрахунку СДЗ;
- перевіряти налаштування бухгалтерських програм;
- вести кадрову документацію без помилок.
Щоб налагодити ці процеси, звертайтесь до команди CeDePe. Ми допоможемо коректно розрахувати відпускні, перевірити кадрові та бухгалтерські процеси, уникнути помилок, які можуть коштувати бізнесу часу та грошей.
Питання та відповіді
Премії включаються до розрахунку відпускних?
Так, але не всі. До розрахунку відпускних включаються премії, які мають систематичний характер і належать до фонду оплати праці. Разові виплати до свят, ювілеїв або матеріальна допомога в розрахунок не входять.
Чи можна замінити щорічну відпустку грошовою компенсацією?
Частково замінити щорічну відпустку грошовою компенсацією можна. Але лише за дні відпустки понад обов’язкові 24 календарні дні та за умови, що працівник фактично використав мінімальну щорічну відпустку. Повністю замінити відпустку компенсацією закон не дозволяє.
Що робити, якщо немає змоги виплатити відпускні до початку відпустки?
Згідно з трудовим законодавством України під час воєнного стану заробітна плата за час відпустки виплачується не пізніше ніж до початку відпустки. Раніше існувала вимога щодо виплати не пізніше ніж за 3 календарні дні до її початку, однак наразі вона не чинна.
При цьому трудовим або колективним договором можуть бути встановлені інші строки виплати відпускних, якщо це не погіршує становище працівника та відповідає вимогам трудового законодавства. Закон не містить прямої заборони щодо деталізації таких строків у внутрішніх документах підприємства, однак базова гарантія своєчасної виплати повинна дотримуватися.
