Головні правила військового обліку на підприємстві закріплені в Постанові КМУ №1487. Без їх дотримання ви не зможете забронювати працівників чи оновити дані в реєстрі «Оберіг». Тож сьогодні розберемо, як саме забезпечити правильний облік, що треба перевірити та як забронювати співробітника.
Які правила існують та що треба перевірити HR або керівнику?
Військовий облік у 2026 році — це не статичний архів, він постійно оновлюється. Існує три важливих правила, яких слід дотримуватись.
Правило «Вхідного контролю»
Ви не маєте права підписати наказ про прийняття на роботу, поки кандидат не надасть військово-обліковий документ (ВОД). У 2026 році це е-ВОД із QR-кодом.
Ви маєте відсканувати цей код і переконатися, що в реєстрі «Оберіг» стоїть статус «на обліку». Якщо ви приймете людину зі статусом «не на обліку» або «у розшуку», то під час першої ж звірки компанія ризикує отримати штраф.
Правило «Пʼяти днів»
Будь-яка зміна в житті працівника (переведення на іншу посаду, звільнення, зміна освіти чи сімейного стану) має бути відображена у ваших внутрішніх списках протягом 5 днів.
Правило «Синхронізації»
Раз на рік ви повинні проводити звірку своїх даних із даними ТЦК через електронний кабінет роботодавця. Це підтверджує, що ваш облік реальний.
«У 2026 році обов’язковою умовою прийняття на роботу є перевірка е-ВОД із QR-кодом через реєстр «Оберіг», а будь-які зміни в даних працівника мають бути зафіксовані протягом 5 днів».
Як налаштувати військовий облік: крок за кроком
- Проведіть аудит. Перегляньте особові картки. Чи у всіх є QR-коди? Чи всі дані актуальні?
- Зробіть наказ. Переконайтеся, що у вас призначено відповідальну особу за військовий облік і вона отримує доплату (до 50% посадового окладу). Якщо такого наказу немає, відповідальність за ведення військового обліку залишається на керівнику компанії.
- Перевірте актуальність Списків персонального військового обліку за формою згідно з Додатком 5 до Постанови №1487.
Самостійно розібратися в усіх нюансах обліку непросто, тому доречно залучити фахівців. CeDePe комплексно допомагає з аудитом наявних документів, організацією звітності. Завдяки професійному супроводу ви мінімізуєте ризик адміністративних помилок, щоб кадрові процеси були прозорими та готовими до будь-яких перевірок.
Бронювання: як не втратити право на захист
У 2026 році ключовий фактор, що уможливлює цей процес, — економічна активність підприємства. Щоб забронювати людей, воно має бути визнане критично важливим. Більшість підприємств мають відповідати цим основним критеріям:
- Зарплатний поріг не менше 21 617,50 грн. Якщо у фахівця зарплата нижча, «Дія» просто заблокує можливість подачі заявки. Також не має бути заборгованості по ЄСВ та несплачених штрафів. Більше про те, як уникати штрафів від податкової читайте тут.
- Загальна сума сплачених податків та зборів за минулий рік перевищує еквівалент 1,5 млн євро (за офіційним курсом НБУ).
- Статус критичності підприємства. Компанія має стратегічне значення для галузі (за рішенням профільного Міністерства) або для потреб регіону (за рішенням ОВА).
Важливо! Статус критичності підприємства потрібно оновлювати щороку. Якщо термін дії статусу сплив, бронювання працівників автоматично недійсне.
«Бронювання у 2026 році доступне лише для критично важливих підприємств за умови виплати працівнику зарплати від 21 617,50 грн та відсутності податкових боргів».
єБронювання через портал «Дія»
Коли облік налагоджено, можна переходити до бронювання через «Дію», інструкція крок за кроком далі. Цифрова процедура у 2026 році зводиться до трьох етапів:
- Керівник через кабінет «Дії» формує електронний список, що миттєво запускає автоматичну перевірку даних у реєстрах.
- Система самостійно звіряє офіційне працевлаштування, наявність працівника в базі «Оберіг» та рівень його зарплати.
- Рішення приходить протягом 24 годин без жодних додаткових погоджень із Міноборони чи Генштабом.
Складні випадки бронювання: коли стандартні правила не працюють
Навіть ідеальний облік і висока зарплата не гарантують 100% результат. Ось «підводні камені», з якими бізнес стикається найчастіше.
Вичерпаний ліміт 50%
Якщо у вашому штаті 100 співробітників, і ви вже забронювали половину, забронювати 51-шу людину неможливо, поки не звільниться місце (наприклад, через звільнення іншого заброньованого). Але це не стосується підприємств ОПК та енергетиків, де дозволено 100%.
Неоновлені дані
Якщо працівник проігнорував вимоги закону про оновлення даних, він має статус «Порушник правил військового обліку» у реєстрі «Оберіг». Бронювання такої особи неможливе до моменту, поки він особисто не зʼявиться в ТЦК та не врегулює свій статус (зокрема, сплатить штраф).
«Бронювання неможливе для тих, хто має неоновлені дані, а загальний ліміт для більшості компаній складає 50% штату».
Які штрафи за порушення?
Штрафи за порушення законодавства про мобілізаційну підготовку складають від 34 000 до 59 500 грн. До того ж, штраф може бути накладений повторно за кожне окреме порушення військового обліку.
«Військовий облік сьогодні — це частина вашої репутації як роботодавця. Прозорість у цьому питанні дасть вашим працівникам відчуття безпеки, а вам — можливість планувати та прогнозувати роботу на місяці вперед».
Питання та відповіді
- Хто підлягає бронюванню у 2026 році?
Це офіційно працевлаштовані чоловіки на підприємствах зі статусом критичної важливості, які мають актуальні дані в реєстрі «Оберіг» та зарплату від 21 617,50 грн.
- Чи може роботодавець відмовити у роботі, якщо є лише паперовий квиток без додатка «Резерв+»?
Ні, відмова лише через відсутність додатка є незаконною. Кандидат може надати роздрукований е-ВОД із QR-кодом з «Резерву+» або «Дії». Головне, щоб дані в паперовому чи роздрукованому документі відповідали реєстру «Оберіг». Жодної юридичної відповідальності за відсутність самого додатка на телефоні кандидата законом не передбачено.
- Чи захищений працівник від повістки на роботі, поки триває процес бронювання?
Ні. Статус «на обліку» лише підтверджує, що особа виконала вимоги щодо оновлення даних. До моменту завершення бронювання працівнику можуть вручити повістку для уточнення даних або проходження ВЛК. Захист діє тільки після отримання офіційного статусу «заброньовано».
- Штраф за порушення військового обліку 34 000–59 500 грн накладається один раз чи за кожного працівника окремо?
Згідно зі ст. 36 КУпАП, якщо виявлено кілька різних порушень, штраф може бути накладений за кожне з них окремо. Чи буде сума помножена на кількість працівників, залежить від характеру порушень та контексту перевірки ТЦК.
- Що робити, якщо ТЦК місяць не відповідає на надіслані списки для звірки?
Автоматично звірка не вважається проведеною. Проте належно зафіксована відправка (рекомендований лист з описом вкладення або КЕП в електронній формі) доводить добросовісність підприємства. Бездіяльність ТЦК не є підставою для штрафу, а будь-які стягнення в такому разі можна успішно оскаржити в суді.
